Como fazer uma reunião produtiva?

Como fazer uma reunião produtiva?

Como fazer uma reunião produtiva?

Erika Linhares, pedagoga e executiva especializada em soft skills, dá dicas de como fazer reuniões que tragam bons resultados para a empresa e que não atrapalhem a rotina dos colaboradores

Em tempos em que muitos estão trabalhando em esquema home office devido à necessidade de isolamento social para evitar a propagação do novo coronavírus, tem aumentado também as reuniões online para garantir a boa comunicação entre os membros das equipes mesmo à distância.

As ações da Zoom, empresa americana de serviços de conferência remota, por exemplo, saltaram até 135% desde o início dos efeitos do Covid-19 na economia atingindo uma alta histórica de U$ 159,56 no fim de março.

Veja abaixo algumas dicas de Erika Linhares (habilidades comportamentais interpessoais):

1. Faça reuniões diárias rápidas. Por conta do distanciamento físico em tempos de coronavírus, é importante que exista presença virtual. Faça reuniões objetivas de 30 minutos a 1 hora e de preferência pela manhã para passar a limpo com a equipe o que foi feito e o que ainda será feito. Avalie bem antes quais pessoas devem realmente participar para que a reunião não fique improdutiva com muitas pessoas falando ao mesmo tempo.

2. Prepare a reunião antes de marcá-la. Pense nos tópicos que deverão ser discutidos e mande a todos um material pré-reunião explicando qual será a pauta para que todos possam se preparar e chegar com ideias e possíveis soluções. É importante que todos estejam preparados para que a reunião seja bem produtiva.

3. Defina o tempo que a reunião irá durar. Uma reunião produtiva deve durar no máximo 1 hora. Estabeleça o horário de início e de término. Claro que não há problema se passar um pouco do horário previsto de fim, mas é preciso tomar cuidado para não extrapolar demais. Quanto mais tempo envolvido, menos as pessoas conseguem se manter 100% concentradas nela.

4. Mediador deve chegar alguns minutos antes do horário previsto para o início da reunião para preparar a sala, verificar se a internet está funcionando, colocar a apresentação e checar se todos estarão bem acomodados no espaço. Quem convocou a reunião não pode chegar atrasado. O ideal é que a reunião comece sempre no horário marcado ainda que faltem pessoas para evitar que acabe atrasada e atrapalhe a rotina das pessoas envolvidas.

5. Concentre-se no tema pré-estabelecido. O mediador precisa ter pulso firme e fazer com que a reunião seja pragmática e objetiva. É preciso garantir que o tema principal seja discutido e que não haja distrações, desabafos nem mudança de foco da reunião. O mediador tem que saber conduzir a reunião do início ao fim e interromper pessoas se necessário e caso perceba que os tópicos previstos não estão sendo discutidos como deveriam.

6. Escolha as pessoas certas para a reunião. Convoque aqueles que são realmente necessários para discutir determinado assunto e que possam tomar decisões. O objetivo deve ser reunir pessoas que entendem do tema para achar soluções.

7. Toda reunião deve ter fechamento. É preciso sair da reunião com plano de ação definido: quem vai fazer, quais tarefas, qual a data de entrega e quem vai acompanhar para cobrar. Depois é necessário enviar a ata. As decisões têm que estar documentadas para não surgir dúvida. A ata deve ser objetiva e citar as ações que ficaram combinadas e os responsáveis por cada uma.

*Por Erika Linhares

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